Virtuelles Bürgerbüro
Per Video Behördengänge erledigen
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Video-Sprechstunde

Behördengang virtuell: So funktioniert's

Nicht mehr aufs Amt gehen müssen, sondern Behördengänge per Video erledigen. Zwei Kommunen berichten, wie dieser Service bei ihnen funktioniert! So können Rathausmitarbeiter über das virtuelle Bürgerbüro etwa Bauwilligen in Erstgesprächen die Pläne zeigen und erläutern.

Gerade in Corona-Zeiten kommt dieser Service bei den Bürgerinnen und Bürgern gut an: Sie können sich mit Bürgermeister und Mitarbeitern der Stadtverwaltung verabreden - und  müssen dazu nicht ins Rathaus kommen. Die 12.000-Einwohner-Stadt Hauzenberg hat das sogenannte virtuelle Bürgerbüro eingerichtet.  "Wir starteten damit Anfang des Jahres. In einem ersten Schritt haben wir Termine bei Bürgermeisterin Gudrun Donaubauer und im Hauptamt und Bauamt freigeschaltet", berichtet Alexander Höllmüller, Geschäftsleiter und Hauptamtsleiter, KOMMUNAL. Vor allem die virtuelle Sprechstunde bei der Rathauschefin würden sehr gut angenommen.

Virtuelle Termine bei den Behörden

Wie funktioniert die Begegnung zwischen Bürger und Rathausvertretern genau? Die Behördengänger können den Service kostenlos nutzen, die Stadt weist aber darauf hin, dass über den  Mobilfunkprovider zusätzliche Kosten bei der Nutzung des Datenvolumens entstehen könnten. Nötig ist ein aktueller Browser.  "Der Bürger klickt die Buttons auf der Homepage der Stadt an, dahinter werden ihm Termine bei der Bürgermeisterin und beim Haupt- und Bauamtsmitarbeiter angeboten."

Noch gibt es den Service nicht für alle Fachbereiche und zu jeder Uhrzeit. "Unser Ziel ist es, feste Zeiten einzurichten, in denen die virtuellen Büros geöffnet sind", kündigt der Hauptamtsleiter an. Dazu müsse sich dieser Service noch stärker bei den Bürgern herumgesprochen haben.  "Die Termine dauern in der Regel 20 bis 30 Minuten", berichtet er. Rein theoretisch könnten sehr viele Mitarbeiter der Stadtverwaltung Hauzenberg eine Sprechstunde anbieten. "95 Prozent der Beschäftigen haben im Büro eine Webcam im Bildschirm integriert", so Höllmüller.

Und was wollen die Menschen, die in die virtuelle Sprechstunde kommen? "Bauwillige zum Beispiel wollen wissen, wo sie bauen könnten. Dann kann man ihnen die Lagepläne zeigen. Das ist am Bildschirm sogar besser ersichtlich als im Büro. Viele melden sich auch an, um Vandalismus zu melden. Manche wollen Näheres zu einer Stellenausschreibung wissen", erzählt Höllmüller.

Unser Ziel ist es, feste Zeiten einzurichten, in denen die virtuellen Büros geöffnet sind."

Alexander Höllmüller, Hauptamtsleiter der Stadt Hauzenberg

Virtuelles Bürgerbüro
Screenshot von der Homepage der Stadt Hauzenberg.

Landratsamt Regensburg: Mehr Bürgerservice und effizienter

Auch das Landratsamt Regensburg bietet ein solches virtuelles Bürgerbüro an, schon seit August 2020.  Anders als in Hauzenberg sind dort virtuelle Büros dauerhaft geöffnet. Auf der Homepage  findet der Bürger eine Übersicht über alle Bereiche mit den Öffnungszeiten. Er kann sehen, ob ein Büro geöffnet hat oder sich der zuständige Bedienstete gerade im Termin befindet. Er kann sich in einen virtuellen Wartebereich einwählen. So, als würde er vor Ort eine Nummer ziehen und sich in den Warteraum setzen.

Dort sieht er, wie viele Personen sich noch vor ihm in der Warteschlange befinden. "Sobald der zuständige Bedienstete frei ist, wird der Bürger in die Sprechstunde hinzugeholt und das Gespräch kann beginnen. "Das virtuelle Bürgerbüro ist ein sehr gutes Beispiel für die Chancen, die in der Digitalisierung stecken", sagt Landrätin Tanja Schweiger. Die Anforderungen des Datenschutzverordung DSGVO seien erfüllt, fügt sie hinzu.

"Sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für unser Haus ist ein Mehrwert an Effizienz und Bürgerservice entstanden." Nach Corona wolle man das Bürgerbüro behalten. Also auch dann, wenn die Behörde wieder zum Normalmodus bei den Öffnungszeiten zurückgekehrt ist. Das Bürgerbüro sei natürlich kein zwingender Ersatz für persönliche Anprachen, aber ein Zusatzangebot.