Verwaltungsdigitalisierung steuern und messen

Politik und Verwaltungsführung fragen nach Informationen zum Fortschritt der Verwaltungsdigitalisierung: Welche Antworten kann ihnen die Verwaltung geben?

Kommunale Digitalisierungsverantwortliche werden immer öfter gefragt, wo die eigene Kommune bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen steht. Dieser Trend wird sich – im Hinblick auf den 31.12.2022 als Umsetzungsfrist für das Online-Zugangsgesetz – weiter fortsetzen und verstärken. Mit über 40 Kommunen hat die KGSt in ihren Vergleichsringen darüber diskutiert, wie Verwaltungsdigitalisierung gesteuert und gemessen werden kann. Als gutes Beispiel wird die Vorgehensweise der Stadt Krefeld bewertet:

1. Prozesse erheben, Ist-Zustand ermitteln: Zunächst werden die Prozesse auf Grundlage des KGSt^®-Prozesskatalogs gemeinsam mit der zuständigen Organisationseinheit erhoben. Folgende Informationen hat die Stadt Krefeld zu den einzelnen Prozessen in ihrer Verwaltung zusammengetragen:

Ist eine Dienstleistungsbeschreibung online vorhanden?
Steht ein Online-Service zur Verfügung?
Wird die Online-Einreichung angeboten?
Kann eine elektronische Bearbeitung erfolgen?
Wird eine E-Payment-Lösungen angeboten?
Ist ein Tracking möglich?

Die Antworten auf diese Fragen wurden in einen digitalen Reifegrad überführt.

2. Prozesse priorisieren: Eine Herausforderung für Kommunen ist die Vielzahl der Prozesse. Da die personellen und finanziellen Ressourcen nicht für eine gleichzeitige Digitalisierung aller Prozesse ausreichen, müssen diese, unter Einbindung der Fachbereiche, priorisiert werden. Fallzahlen oder Stellenanteile können dabei helfen, weil sie die Prozesse mit den häufigsten Bürgerkontakten oder der höchsten Ressourcenbindung identifizieren.

3. Prozesse ganzheitlich digitalisieren: Auf Basis der Bewertung können anschließend die Projektarbeiten zur Digitalisierung der priorisierten Prozesse aufgenommen werden. Um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen, müssen dabei die OZG-Umsetzung und die digitale Bearbeitung gemeinsam betrachtet werden.

4. Fortschritt messen: Um den Fortschritt der Verwaltungsdigitalisierung zu messen, muss der Reifegrad regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Die Stadt Krefeld stellte ihr Vorgehen auf dem KGSt^®-FORUM 2021 vor. Der Vortrag steht KGSt-Mitgliedern unter www.kgst.de/dokumentation-kgst-forum-2021 (Veranstaltung 8.6) zur Verfügung.

Ansprechpartnerin der Stadt Krefeld ist Claudia Kück,

Leiterin IT-Management/

Digitale Verwaltung,

claudia.kueck@krefeld.de