KGSt-DENKANSTÖßE
Strategische Personalplanung
Strategische Personalplanung ist kein neues Thema. Doch aufgrund der hohen Verfügbarkeit von Fachpersonal auf dem freien Arbeitsmarkt, reichte viele Jahrzehnte eine operative Personalplanung aus. Die operative Personalplanung füllt einen Zeitraum von einem Jahr bis maximal zwei Jahren und bezieht sich auf einzelne Stellen. Zum heute herrschenden Fachkräftemangel kommt zusätzlich noch die demografische Entwicklung. Beide Trends sorgen für ein Aufleben der Personalplanung auf strategischer Ebene.
Mittels strategischer Personalplanung wird festgestellt, wie viele Mitarbeitende (quantitativ) mit welchen Qualifikationen und Kompetenzen (qualitativ) aufgrund der vorgegebenen Aufgaben zu welchem Zeitpunkt (zeitlich) und an welchem Ort (räumlich) benötigt werden. In Abgrenzung zur operativen Planung erstreckt sich die strategische Personalplanung auf einen Zeitraum, der mit der gesamten strategischen Planung übereinstimmt. Dabei werden nicht einzelne Stellen, sondern Job-Familien betrachtet.
Die strategische Personalplanung kann in sechs Schritte unterteilt werden:
- Im ersten Schritt wird die Gesamtstrategie ausgearbeitet. Die Organisation richtet sich hierbei strategisch für einen längeren Zeitraum aus und formuliert aus der Gesamtstrategie die strategischen Ziele für die Fachbereiche.
- Im zweiten Schritt wird der Ist-Personalbestand sowohl auf quantitativer als auch auf qualitativer Ebene analysiert. Die Analyse erfolgt auf der Ebene sogenannter Job-Familien. Das Ziel von Job-Familien ist es, einen besseren Überblick über die Struktur der gesamten heutigen Belegschaft zu erhalten. Dazu werden Stellen mit gleichen oder mit ähnlichen Kerntätigkeiten und Kompetenzanforderungen zu einer Job-Familie zusammengefasst.
- Anschließend wird im dritten Schritt der Soll-Personalbestand festgelegt. Dies geschieht durch Anwendung der Gesamtstrategie. So werden Personalbedarfstreiber sichtbar gemacht und in die Planungen einbezogen. Der Einsatz von Szenarien unterstützt bei der Ermittlung des Soll-Personalbestands.
- Im vierten Schritt erfolgt ein Soll-Ist-Abgleich, der Handlungsbedarf identifiziert. Dieser Abgleich wird weiterhin sowohl auf quantitativer als auch auf qualitativer Ebene vorgenommen.
- Die Planung von Maßnahmen geschieht im fünften Schritt. Hierdurch sollen die zuvor ermittelten Bedarfe gedeckt werden.
- Im sechsten Schritt erfolgt die Evaluation und auch Weiterentwicklung. Schließlich muss die strategische Personalplanung als ein iterativer Prozess verstanden werden.
Der KGSt®-Bericht 15/2022 „Strategische Personalplanung. In sechs Schritten zur erfolgreichen Umsetzung“ enthält weitere Details und praktische Tipps zur Umsetzung.
Personalmanagement der KGSt
