Tipps für Ehrenamtliche
Souveräne Sitzungsleitung will gelernt sein
Der Wichtigste Tipp zur souveränen Sitzungsleitung gleich ganz zu Beginn: Seien Sie in den Satzungen sattelfest! Die Rechtsgrundlagen müssen klar sein – seien Sie also sattelfest vor allem bei Geschäftsordnung und Kommunalverfassung. Haben Sie aber auch im Hinterkopf, wie zu verfahren ist, wenn Debatten intensiver diskutiert werden oder die Reihenfolge der Wortbeiträge nicht eingehalten wird. Und was zu tun ist bei Änderungsanträgen oder unvorhergesehenen Themen. Schon kleinere formelle Fehler gefährden die Rechtskräftigkeit von Beschlüssen.
Tipp 2 zur souveränen Sitzungsleitung: Seien Sie überparteilich
Ein Ausschussvorsitzender muss verschiedenen Sichtweisen genügen. Da sind die Ausschussmitglieder, die Mitarbeiter der Verwaltung und die Bürgerinnen und Bürger. Gemeinsam ist der Wunsch nach einer straffen und souveränen Sitzungsleitung sowie der sichere Umgang mit den rechtlichen Grundlagen aber auch eine gewisse Überparteilichkeit. Wer sich bewusst macht, in welchem Spannungsfeld sich die Arbeit bewegt und Verständnis für die Sichtweisen hat, wird selber Rückendeckung bei seinen Aufgaben erfahren.
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Tipp 3 zur souveränen Sitzungsleitung: Planen Sie das Unerwartete
Auch wenn Ausschüsse im Wesentlichen routiniert und ohne Zwischenfälle ablaufen – im Falle des Falles muss die Sitzungsleitung die Geschäftsordnung anwenden können. Hilfreich ist dabei eine Übersicht der wichtigsten Paragraphen. Vor allem gilt: Das Hausrecht obliegt der Sitzungsleitung und sollte angewendet werden. Während der Sitzungen ist eine Rednerliste hilfreich. Auch hier hilft eine transparente Kommunikation mit den Ausschussmitgliedern, indem man die Rednerliste zwischendurch vorliest.
Tipp 4 zur souveränen Sitzungsleitung: Die gute Vorbereitung
Der Vorsitzende und die jeweils zuständigen Mitarbeiter sollten sich regelmässig und rechtzeitig austauschen. Bereits die Fragen, welche Themen auf die Tagesordnung kommen und wann der nächste Ausschuss stattfinden wird sollten gemeinsam und auf Augenhöhe besprochen werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn die Ausschussvorsitzenden Feedback liefern um die Geschäftsordnung im Fall des Falles zu optimieren.
Tipp 5 zur souveränen Sitzungsleitung: Den Überblick behalten
Spätestens bei der Beschlussfassung muss alles wasserdicht sein. Deshalb ist im Zweifel auch stets der Wortlaut des Beschlusses vorzulesen. Änderungsanträge sind als erstes dran. Dabei gilt, dass der weitreichendste Antrag Vorrang hat. Eine Ausnahme stellen Anträge zur Geschäftsordnung dar, die sind grundsätzlich vorrangig zu behandeln. Sollte es in dieser Phase zu Konflikten innerhalb der Ausschussmitglieder kommen, liegt es am Ausschussvorsitzenden eine kooperative Lösung herbeizuführen. Es ist grundsätzlich ratsam, sich im Zweifel mit dem Sitzungsdienst auszutauschen und die Änderungsanträge schriftlich vorlegen zu lassen.
Tipp 6 zur souveränen Sitzungsleitung: Die saubere Übergabe
Wenn Ausschussvorsitzende selbst aktiv an der Sitzung teilnehmen wollen, müssen sie den Vorsitz in dieser Zeit abgeben. Dabei ist es wichtig, sich vorab transparent auf die Rednerliste zu setzen. In dieser Zeit darf auch die Sitzungsleitung ihre Neutralität abgeben und politisch Stellung beziehen.
