KGSt-DENKANSTÖßE
Kommunen mit Projekten steuern
Kommunen stehen heute vor der Herausforderung, mit knappen Ressourcen handlungsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen große Transformationen wie die Digitalisierung der Verwaltung und die Klimaneutralität gewährleistet werden. Für diese Herausforderung gibt es eine Vielzahl von Lösungsansätzen. Gemeinsam ist ihnen, dass sie meist in Projekten umgesetzt werden. Doch welche Projekte sind besonders wichtig und wie können Übersicht und Steuerungsfähigkeit über die Projektlandschaft der Kommune erreicht werden? Hier setzt das Portfoliomanagement an.
Portfoliomanagement bringt die Verwaltung auf Kurs, indem es Steuerung und Projekte miteinander verknüpft. Dies schafft einen klaren Überblick über aktuelle und geplante Projekte, ermöglicht eine gezielte Ressourcenverteilung und trägt dazu bei, strategische Prioritäten zu setzen. So wird die Energie, die Projekte entfaltet, in die richtigen Bahnen gelenkt und effiziente Lösungen entstehen dort, wo sie gebraucht werden.
Portfoliomanagement ist dabei keine Frage der Größe. Sowohl kleinere als auch größere Kommunen können davon profitieren. In einer kleineren Verwaltung reicht oft schon eine Übersicht sämtlicher Projekte und eine enge Verbindung zur Haushaltsplanung, um erhebliche Fortschritte zu erzielen. In größeren Strukturen erfordert die Umsetzung feste Prozesse und Strukturen, um die Vielzahl der Projekte zu steuern.
Die Einführung von Portfoliomanagement unterstützt den Kompetenzaufbau im Projektmanagement. Der erfolgt durch Schulungen und die Arbeit in Projekten. Mitarbeitende entwickeln Führungsqualitäten, Kommunikationsfähigkeiten und lernen, Verantwortung zu übernehmen. Diese Fähigkeiten machen nicht nur einzelne Projekte erfolgreicher, sondern steigern die gesamte Leistungsfähigkeit der Verwaltung. In Krisenzeiten hat sich gezeigt, wie wertvoll projektmanagementspezifische Expertise sein kann.
Stellen Sie sich nun Folgendes vor: Eine Verwaltung, die nicht nur reagiert, sondern aktiv den Kurs bestimmt. Denken Sie an die positiven Auswirkungen auf die Verwaltung und das kommunale Ökosystem, die erzielt werden können, wenn Strategie und Umsetzung nahtlos miteinander verknüpft werden. Dieser transformative Ansatz beginnt mit der bewussten Einbindung des Portfoliomanagements.
Konkrete Informationen und Maßnahmen für diesen Weg enthält der KGSt®-Bericht 16/2024 „Kommunen mit Projekten steuern. Portfoliomanagement erfolgreich einführen“.
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