KGSt-DENKANSTÖßE

KI: MEHRWERTE FÜR BÜRGER:INNEN UND VERWALTUNG SCHAFFEN

Mit ChatGPT hat das Thema Künstliche Intelligenz (KI) eine neue Diskussionsebene erreicht. Einsatzszenarien für KI finden sich längst nicht mehr nur im Kontext von Smart City oder Smart Region. Auch in der Kernverwaltung kommen zunehmend KI-Lösungen zum Einsatz. Intelligente Antragsassistenten oder KI-basierte Vorprüfungen von Anträgen sind spannende Beispiele. Wir sehen: KI schafft Mehrwerte, sowohl für die Verwaltung selbst als auch für ihre Kundinnen und Kunden. Damit KI-Lösungen echte Mehrwerte bieten, sollten Entscheidungen über den Einsatz von KI-Lösungen auf der Ebene der Verwaltungsprozesse getroffen werden. Hierfür hat die KGSt drei zentrale Leitlinien definiert:

„Geeignete“ Prozesse auswählen

Der prozessorientierte Einsatz von KI sollte nicht erst bei komplexen Antragsprozessen beginnen. Dabei können insbesondere folgende Parameter berücksichtigt werden:

Setzen Sie dort an, wo keine Ermessens- oder Beurteilungsspielräume bestehen.
Kritischer Blick auf das eigene Satzungsrecht: Mögliche Hürden für den Einsatz von KI sind z.B. Ermessensspielräume, die nicht erforderlich sind und einer Standardisierung durch KI entgegenstehen.
Interne Prozesse in den Blick nehmen: KI sollte zunächst bei Prozessen mit „Innenwirkung“ eingesetzt werden. Gerade Prozesse, z.B. im Bereich des Posteingangsmanagements, beinhalten zahlreiche Optimierungspotenziale.

Teilprozesse in den Blick nehmen

Gesetzliche Rahmenbedingungen wie § 35a des Verwaltungsverfahrensgesetzes erschweren in vielen Verwaltungsprozessen eine Prozessautomatisierung z.B. durch KI. Daher sollten Kommunen bei der Entscheidung über den Einsatz von KI nicht immer einen gesamten Verwaltungsprozess betrachten. Häufig ist es einfacher, zunächst einen Teilprozess zu analysieren und – falls geeignet – KI-gestützt zu optimieren. Ein Beispiel hierfür ist die KI-gestützte Vorprüfung von Anträgen.

Die Verwaltung durch KI transformieren

Prozesse werden in Zukunft nicht nur optimiert, sondern häufig auch transformiert. Das bedeutet, dass Prozesse unter Berücksichtigung von Organisation, Mensch und Technik konsequent neugestaltet werden. Gerade im Bereich der Prozessautomatisierung und des proaktiven Verwaltungshandelns bieten KI-Lösungen erhebliche Potenziale für die Prozesstransformation.

Denkanstoß der KGSt

Die KGSt hat einen Denkanstoß mit dem Titel "Künstliche Intelligenz in der Kommunalverwaltung - Definition, Rahmenbedingungen und prozessorientierte Einsatzfelder" veröffentlicht, der einen Überblick über rechtliche, organisatorische und ethische Rahmenbedingungen sowie Einsatzmöglichkeiten von KI-Lösungen gibt. Der Denkanstoß steht den Mitgliedern der KGSt unter https://www.kgst.de/information zum Download zur Verfügung.