Interim Manager: Da, wenn man ihn braucht

Manchmal wünschen sich Kommunen eine flexible Fachkraft, die schnell und unkompliziert für einen gewissen Zeitraum einspringen und die Arbeit vorantreiben kann. Beispielsweise, wenn die Förderung für ein Projekt zu verfallen droht, weil niemand Kapazitäten hat, es termingerecht durchzuführen. Oder: Wenn ein Abteilungsleiter einen Unfall hat und für Monate ausfällt. Oder: Wenn die Gemeinde dringend Projekte der digitalen Entwicklung vorantreiben muss, sich aber auf die ausgeschriebene Stelle des IT-Experten niemand bewirbt. Das sind Fälle, in denen die befristete Unterstützung durch einen Interim Manager, der Verwaltungsarbeit kennt, sehr hilfreich sein kann.

Interim Manager sind Dienstleister

Interim Manager sind Projektmanager, Spezialisten oder Führungskräfte, die in der Kommune oder einem Wirtschaftsbetrieb für eine begrenzte Zeit eine Dienstleistung erbringen. Im Gegensatz zu Zeitarbeiternehmern, die ja bei einer Zeitarbeitsvermittlung angestellt sind, sind sie wirtschaftlich und rechtlich selbständige Unternehmer. Manche Interim Manager arbeiten im Team als kleine GmbH oder als Solo-Selbständige. Es gibt aber auch ein großes Angebot an so genannten „Interim Management Providern“, die diese Fachkräfte gewerblich vermitteln.

Auch für kleine Ortsgemeinden attraktiv

In der Wirtschaft – vor allem bei Automobilzulieferern und im Maschinenbau – ist Interim Management seit den 90er Jahren sehr beliebt. In Kommunen dagegen erkennen nur wenige Verantwortliche bisher das Potenzial, das ein „Manager auf Zeit“ ihnen bieten könnte, um Personalengpässe zu meistern. Dabei kann eine solche Unterstützung im überschaubaren finanziellen Rahmen gute Dienste leisten. In Stadtverwaltungen wie in Bremen, Karlsruhe oder Bonn hat man erste Erfahrungen damit gesammelt. Auch kleine Kommunen setzen auf das befristete Beschäftigungsmodell.

Zum Beispiel Ruppichteroth, eine Ortsgemeinde mit knapp 10.000 Einwohnern östlich von Bonn. Hier hat man bisher zwei Mal mit Erfolg eine Interim Managerin eingesetzt: einmal, um eine Ratsentscheidung vorzubereiten, ob eine Entwicklungsgesellschaft für die Gemeinde sinnvoll ist, und aktuell für die Organisation des Abrisses und Ersatzneubaus einer für das Ortsbild wichtigen, denkmalgeschützten Mauer. „Wir springen hier zwischen ganz vielen Themen hin und her und es ist schwierig genug, noch Ressourcen freizuschaufeln. Da brauchen wir manchmal jemand, der sich nur einem einzigen dringenden Projekt widmet“, erklärt Kämmerer Klaus Müller.

Flexibilität ist der große Vorteil

Dieser jemand war im Fall von Ruppichteroth Interim Managerin Andrea Thiel, Diplom-Verwaltungswirtin und langjähriger Verwaltungsprofi, die die stets angespannte Personalsituation der Kommunen gut kennt. „Als ich noch hauptamtliche Erste Beigeordnete und allgemeine Vertreterin des Bürgermeisters der Gemeinde Windeck und ehemalige Führungskraft des höheren Verwaltungsdienstes bei der Kreisverwaltung des Rhein-Sieg-Kreises war, habe ich mich oft gefragt: Warum gibt es keine Person, die Verwaltung kann und die politischen Abläufe kennt und die man nur für eine bestimmte Zeit beauftragen kann?“, erzählt sie.  „Sowas gab es damals bei uns nicht auf dem Arbeitsmarkt. Da dachte ich, es wird Zeit, dass ich damit mal anfange.“ Als ihre Wahlperiode als Beigeordnete endete, machte sie sich als Interim Managerin in ihrer Region selbständig.

Noch wenig bekannte Chance

Anders als Zeitarbeit ist Interim Management ist – grade in den kleinen Behörden - vielen völlig unbekannt. Eigentlich erstaunlich, denn man kann sie einsetzen, wenn man sie braucht und sie gehen wieder, wenn der Auftrag erledigt ist. "Das war genau das, was wir brauchten", sagt Klaus Müller. Die Gemeinde schloß mit der Dienstleisterin einen Vertrag, der festlegte, welche Arbeitsleistung genau zu erbringen war und wie hoch das Honorar sein würde. Auch die Verschwiegenheitspflicht wurde vereinbart. Arbeitsstätte und genaue Arbeitszeit kann ein selbständiger Manager auf Zeit bei der Projektarbeit dagegen selbst bestimmen.

Oft möchten die Kommunen, dass ein Interim Manager sehr kurzfristig mit der Arbeit beginnt. Wann aber das Ende ihrer Beschäftigung genau ist, wird nicht in jedem Fall genau zeitlich festgeschrieben. „Man kann einfach nicht genau sagen, wie lange das dauert. Manchmal zieht es sich beispielsweise etwas in die Länge, weil man Baugenehmigungen einholen muss“, erklärt Andrea Thiel.

Verschiedene Vertragsmodelle

Es gibt Dienstleister, die sich auf das Interim Management von klar definierten Projekten in Kommunen spezialisiert haben, die zeitnah umgesetzt werden sollen. Dabei koordinieren sie Verwaltungsabläufe, holen Genehmigungen ein, führen Gespräche, bereiten Rats- und Ausschussvorlagen sowie die Abwicklung von Förderprojekten vor. In diesem Fall bleibt die Entscheidung bei den zuständigen Verwaltungsmitarbeitern beziehungsweise beim Bürgermeister oder der Bürgermeisterin. Wie in Ruppichteroth: "Die Interim Managerin wird von uns ermächtigt, Gespräche zu führen. Aber sie entscheidet keine Dinge, die finanziell risikobehaftet sind", erklärt Kämmerer Müller.

Es gibt aber auch andere Beschäftigungsmodelle:  Manche Interim Manager übernehmen befristet in Vollzeit eine leitende Stelle und treffen dabei auch eigene Entscheidungen. Sie benötigen andere Vertrags- und Versicherungsformen. Bei der zeitweiligen Übernahme einer Geschäftsführung einer kommunalen Gesellschaft beispielsweise, müsste die Kommune einen Dienstvertrag und eine Managerhaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) abschließen. So sind bei etwaigen Fehlern des Interim Managers die finanziellen Risiken abgedeckt.

Fingerspitzengefühl für die Mitarbeiter nötig

Beim Einsatz dieser "Kollegen auf Zeit" muss die Kommune ein spezielles Fingerspitzengefühl im Umgang mit den angestammten Kolleginnen und Kollegen in ihrer Verwaltung entwickeln. Wenn jemand von außen kommt, gibt es oft bestimmte Ängste und Bedenken, auf die der Bürgermeister oder Abteilungsleiter am besten schon im Vorfeld eingehen sollte. Zum Beispiel befürchten manche Mitarbeiter, dass die "Neuen" ihren Job übernehmen werden - obwohl die Befristung des Einsatzes ja ein Grundpfeiler des Interim Managements ist. Diese Bedenken legten sich erfahrungsgemäß, wenn ein Bürgermeister oder Kämmerer sie von Anfang an offen anspricht und früh klärt.

Trotz Personalknappheit Projekte durchführen

Oft brauchen die Kommunen einen Interim Manager sehr zeitnah, aber selten länger als ein Jahr. Für den Kämmerer Klaus Müller aus Ruppichteroth ist es eine interessante Chance, Projekte trotz Personalknappheit durchzuführen: „Das ist eine gute und gewinnbringende Sache“, sagt Müller. „Kostenmäßig ist es für uns übersichtlich - und so schaffen wir Dinge, die wir sonst nicht schaffen könnten.“