Moderne Kommunalverwaltung
Amt-O-Mat: Verwaltungsdienste rund um die Uhr
Montag bis Donnerstag von 7.30 Uhr bis 16 Uhr und freitags bis 13 Uhr, plus Mittagspause. Das sind die Öffnungszeiten des Bürgerbüros in Mayen, dem Verwaltungssitz der Verbandsgemeinde Vordereifel. Wer beispielsweise seinen Hund anmelden möchte oder einen neuen Reisepass benötigt, wird den Amtsbesuch in seine Arbeitszeit quetschen müssen oder einen halben Tag Urlaub nehmen. Es sei denn, man kann über seine Zeit frei verfügen, wie etwa Menschen im Ruhestand. An dieser Stelle kommt der Amt-O-Mat ins Spiel. In einem Pilotprojekt bietet der Landkreis Mayen-Koblenz ausgewählte digitale Verwaltungsdienste an – und zwar rund um die Uhr, an sieben Tagen die Woche. Realisiert hat der Landkreis das Projekt über das Förderprogramm „Modellprojekte Smart Cities“ des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen sowie die Förderbank KfW.
Amt-O-Mat im Testbetrieb
Ein wenig sieht der 24/7-Service-Point aus, wie eine Mischung aus Süßigkeiten- und Geldautomat. In Mayen steht diese Kombi in einem Container am Rathaus. Hinein kommen Bürger per EC-Karte. „Wir sind happy mit dem Amt-O-Mat. Er zeigt, wie eine moderne Kommunalverwaltung aussehen kann“, sagt Theresa Bauerfeld, eine der Projektverantwortlichen der VG Vordereifel. Über den Bildschirm des Terminals kann eine Grabmalgenehmigung beantragt oder ein Wasserrohrbruch gemeldet werden. Acht digitale Dienstleistungen hat der Amt-O-Mat aktuell zu bieten.
Die Kreisangehörige Stadt Mayen startete diesen flexiblen Service im November 2023. Seit April dieses Jahres stehen die Amt-O-Maten auch in Vallendar, Mendig, Bendorf und Kobern-Gondorf. In Weißenthurm zieht ein Amt-O-Mat im Juli in die dortige Verwaltung, berichtet Sonja Gröntgen, Chief Digital Officer (CDO) der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz, Stabsstelle Smart Cities.
Momentan sei der Abholservice von Dokumenten gefragt. Insbesondere Reisepässe und Personalausweise werden gerne außerhalb der Bürgerbüro-Öffnungszeiten abgeholt; gerne auch an Feiertagen oder am Wochenende. Genaue Nutzerzahlen liegen noch nicht vor. Bauerfeld spricht von einem niedrigen dreistelligen Bereich; über 100 Abholungen schätzt sie.
Gang zum Amt bleibt nicht aus
Um Reisepässe und Personalausweise zu beantragen, müssten die Antragssteller jedoch ins Bürgerbüro kommen, das ist bei Ausweisdokumenten gesetzlich geregelt. Dort werde schließlich abgefragt, wo die Abholung erfolgen soll. Entscheiden sie sich für die flexible Variante, ist ein Smartphone nötig. Denn um ein Dokument im Amt-O-Mat abzuholen, läuft der Identitätsnachweis über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dafür wird ein Code an die Telefonnummer geschickt, der anschließend über das dortige Display eingegeben werden muss. Bevor sich dann eine Klappe mit dem neuen Ausweis öffnet, sammelt der Automat noch das alte Dokument ein. Immerhin: Ein Weg zum Amt lässt sich so einsparen.
Amt-O-Mat in der Bankfiliale
In der Stadt Mendig lassen sich die digitalen Verwaltungsdienste mit dem Weg zur Bank verbinden. Dort nämlich steht der Amt-O-Mat in einer Filiale der Sparkasse – der ebenfalls per EC-Karte rund um die Uhr genutzt werden kann. „Wir wollen den digitalen Dienstleistungsgedanken vorantreiben“, sagt Fabian Schneider, verantwortlich für die zentrale Steuerung der Verwaltung der Verbandsgemeinde Mendig. Auch hier sei die Abholung von Reisepässen und Personalausweisen am meisten gefragt. Berufstätige und Vielbeschäftigte sollen angesprochen werden – „und natürlich die Generation Smartphone“.
Doch wie schaut es mit der Antragsoption aus? Wieso sollten Bürger Dienstleistungen, die bereits digital beantragt werden können, nicht bequem zuhause am PC erledigen? „Das ist eine berechtigte Frage“, sagt Schneider. Denn bis jetzt werde dieser Service kaum genutzt. Ansprechen wolle man beispielsweise Menschen, die zuhause keinen Computer haben, aber dennoch den digitalen Service nutzen wollen. Eine andere Variante sei: „Wenn die Warteschlange im Bürgerbüro gerade zu lang ist, kann man einfach rüber zum Amt-O-Mat wechseln“, sagt er. Termine gäbe es nämlich im Bürgerbüro keine.
Bauerfeld in Mayen sieht noch einen weiteren Vorteil: „Das Gerät vereint sämtliche Komponenten, um einen Antrag zu stellen: Es gibt zum Beispiel einen Scanner, der die notwendigen Dokumente unkompliziert erfasst.“ Doch auch in Mayen sind die Anträge über den Amt-O-Maten „recht überschaubar“.
Neuen Workflow etablieren
Und wie finden die Mitarbeiter der Bürgerbüros den zusätzlichen Service? „Von einer Entlastung können wir noch nicht berichten“, so Bauerfeld von der der VG Vordereifel. Dafür laufe das Projekt noch nicht lang genug. Im Moment gehe es darum, einen neuen Workflow zu etablieren. „Ich denke, wenn noch etwas mehr Zeit vergangen ist und die Abläufe automatisierter sind, werden sich positive Effekte zeigen, etwa mehr freie Termine im Bürgeramt, weil beispielsweise die Ausgabe von Dokumenten über den Amt-O-Mat läuft“, sagt sie. Allerdings, räumt sie ein: „Unser Ziel war nie, mit dem digitalen Service-Point Personal einzusparen. Vielmehr wollen wir damit einen zusätzlichen Service bereitstellen, der den Bürgern unabhängig von den Öffnungszeiten eine Möglichkeit bietet, Verwaltungsdienste in Anspruch zu nehmen.“
Um die Nutzung und den Nutzen der Amt-O-Maten zu evaluieren, gibt es eine Begleitstudie und Feedbackoptionen. Zweieinhalb Jahre dauert die Pilotphase. Danach wird sich zeigen, ob der Amt-O-Mat eher eine Abholstation bleibt oder Bürger dort auch Anträge stellen.
Mehr Informationen zum Amt-O-Mat im Landkreis Mayen-Koblenz.
